Zapytanie 244/2019

Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2019-09-11

Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2019-09-11

Dane zamawiającego:

Nazwa firmy: VIDIKOM Sp. z o.o.

Adres: Ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 2/58, 15-888 Białystok

NIP: 966-210-41-11

Opis przedmiotu zamówienia:

Realizacja zakłada przeprowadzenie prac badawczo – rozwojowych nad opracowaniem innowacyjnego systemu IT dla branży dewelopersko/budowlanej mającej za zadanie usprawnienie procesów obiegu dokumentów m.in. rejestracji, akceptacji i przypisania składowych do właściwych pozycji budżetowych, co ostatecznie ma umożliwić dekretację dokumentów w systemie FK (finansowo-księgowym) z uwzględnieniem podziałów wyznaczonych pozycjami budżetowymi. Dzięki temu ograniczona zostanie konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych, dostęp do informacji stanie się możliwy w czasie rzeczywistym, ilość dokumentów papierowych zostanie ograniczona do koniecznego minimum.
Zakres prac
Prace badawczo rozwojowe mają skupić się na dwóch obszarach: biznesowym oraz technologicznym.

W zakresie obszaru biznesowego analiza ma polegać na:
1. Ocenie potrzeb
2. Analizie procesów biznesowych, których system ma dotyczyć, w firmach dewelopersko/budowlanych
3. Ocenie rentowności

W zakresie technologicznym analiza ma polegać na:
1. Analizie możliwości technologicznych;
2. Analiza metod zabezpieczenia informacji przechowywanych przez system;
3. Analiza optymalnych metod i procesów bieżącego utrzymania aplikacji;

Sposób realizacji prac
Prace powinny zostać podzielona na etapy:
Etap I – Analiza procesów biznesowych
Na tym etapie zostaną przeanalizowane potrzeby firm, a także zostaną przeanalizowane procesy biznesowe stosowane w branży, związane z obiegiem dokumentów z uwzględnieniem hierarchii (zależności służbowej) pracowników, odpowiedzialności za dział budowy oraz uprawnień dostępu do danych.
Na podstawie powyższej analizy powstaną opisy przypadków użycia z propozycjami optymalizacji pod kątem systemu IT.

Etap II – Opracowanie prototypu wybranych funkcjonalności
Na podstawie przypadków użycia zostaną wybrane funkcjonalności dla których opracowany zostanie prototyp aplikacji polegający na stworzeniu klikalnego, interaktywnego projektu graficznego (wireframe).
Zadaniem prototypu jest zobrazowanie możliwego sposobu działania systemu w wybranych obszarach.

Etap III – Analiza technologiczna
Analiza technologiczna przede wszystkim polegać ma na:
1. Opracowaniu projektu technicznego zawierającego informacje na temat:
a. Architektury aplikacji;
b. Charakterystyki modułów;
c. Wyboru technologii;
2. Opracowanie wymagań bezpieczeństwa
3. Analiza i propozycja procesów bieżącego utrzymania aplikacji (m.in. środowisko serwerowe, procesy i narzędzia: continuous integration, continuous delivery, continuous deployment)

Etap IV – Analiza oceny rentowności
Ostatnim etapem prac będzie analiza rentowności w oparciu o wyniki prac poprzednich etapów tj. Analizy procesów biznesowych oraz Analizy technologicznej. Ten etap ma pomóc odpowiedzieć na pytanie czy system ma szansę odnieść sukces komercyjny.

Wynik prac
Wynikiem prac badawczo-rozwojowych powinien być raport zawierający pracę wszystkich etapów.
Raport powinien składać się z:
1. Specyfikacji funkcjonalnej przypadków użycia;
2. Działającego prototypu systemu IT.

Wymagania względem wykonawcy
Kompetencje
Wykonawca powinien charakteryzować się wysoką specjalizacją w obszarze analizy biznesowej, realizacji oraz wdrażaniu systemów informatycznych.

Autorskie prawa majątkowe
Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe i prawa pokrewne do raportów z badań i prototypu systemu powstałych w wyniku realizacji przedmiotu zamówienia, razem z wyłącznym prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, do nieograniczonego w czasie korzystania i rozporządzania.

Oferta powinna być ważna nie krócej niż 90 dni od daty złożenia.

Kod i nazwa CPV: 73000000-2 Usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe oraz pokrewne usługi doradcze.

Kryteria oceny oferty wraz z określeniem wag punktowych/procentowych przypisanych do każdego z kryteriów:

Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru:
1. Cena netto – 80%
2. Termin realizacji zamówienia – 20%.

Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:

Wybór Oferenta dokonany zostanie na podstawie największej ilości uzyskanych punktów zgodnie z następującą metodologią:

Przez kryterium „Cena netto” Zamawiający rozumie określoną przez Oferenta cenę całkowitą netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Ocena w ramach kryterium „Cena netto” (Kc) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:

Kc = (Cn/Co) x 80% x 100

gdzie:
Cn – najniższa zaproponowana cena netto
Co – cena netto zaproponowana w badanej ofercie
Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”

Przez kryterium „Termin realizacji zamówienia” Zamawiający rozumie określony przez Oferenta termin realizacji przedmiotu zamówienia liczony w dniach kalendarzowych od momentu podpisania umowy pomiędzy Stronami. Ocena w ramach kryterium „Termin realizacji zamówienia” (Kt) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:
Kt = (Tn/To) x 20% x 100
gdzie:
– Tn – najkrótszy zaproponowany termin liczony w dniach kalendarzowych od momentu podpisania umowy
– To – termin zaproponowany w badanej ofercie liczony w dniach kalendarzowych od momentu podpisania umowy
– Kt – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Termin realizacji zamówienia”

Maksymalny okres realizacji wynosi 90 dni.

Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełni wszystkie wymagania określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz uzyskała największą liczbę punktów w ocenie końcowej.

K = Kc + Kt

gdzie:
K – liczba punktów w ocenie końcowej
Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”
Kt – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Termin realizacji zamówienia”
Wartości punktowe w poszczególnych kryteriach zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematycznymi.

Termin składania ofert:

1. Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać pisemnie, tj. osobiście lub drogą pocztową na adres: VIDIKOM Sp. z o.o. Ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 2/58, 15-888 Białystok
lub przesłać e-mailem na adres: biuro@vidikom.pl
2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 18 września 2019 r.
3. W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową liczy się data wpływu oferty do biura Zamawiającego na adres:
4. Oferta powinna być sporządzona w jednym egzemplarzu na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego i zgodna z opisem przedmiotu zamówienia.
5. Oferta i załączniki powinny być podpisane i opieczętowane przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty.
6. Oferent poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe.

Termin realizacji umowy:

Maksymalny okres realizacji wynosi 90 dni.

Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych:

W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo bądź kapitałowo z Zamawiającym.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – Oferentem, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta bądź pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia:

1. Udzielenia zamówienia wymaga podpisania umowy pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą.
2. Nie przewiduje się możliwości wydłużenia terminu realizacji umowy.

Informacja o możliwości składania ofert częściowych:

Nie dopuszcza się składania ofert częściowych lub wariantowych.

Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie:

Nie dopuszcza się składania ofert częściowych lub wariantowych.

Informacja na temat wymagań dla oferentów nieprowadzących działalności gospodarczej:

Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.

Dodatkowe informacje i wymagania zamawiającego:

1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych lub wariantowych.
2. Po rozstrzygnięciu postępowania jego wyniki zostaną upublicznione.
3. Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Oferenta, którego ofertę wybrano o terminie podpisania umowy/złożenia zamówienia.
4. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
5. Zamawiający może odstąpić lub unieważnić postępowanie w każdej chwili bez podania przyczyny.

Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

Imię i nazwisko: Krzysztof Stocki

Email: biuro@vidikom.pl

Telefon: 509 946 243

Informacja o wyniku postępowania:

W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 244/2019 z dnia 11-09-2019 r. wpłynęły trzy oferty.

Jako najkorzystniejszą wybrano ofertę firmy Harmony Sp. z o.o.

Zapytanie-ofertowe-244-2019-Vidikom