Zapytanie 26/2019

27 maja 2019

Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2019-05-27

Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2019-05-27

Dane zamawiającego:

Nazwa firmy: Hitako s.c.

Adres: ul. kard. Stefana Wyszyńskiego, nr 6A, lok. 5, Białystok, 15-888 Białystok

NIP: 5421029630

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi badawczo-rozwojowej polegającej na:
– analizie funkcjonujących u Zamawiającego procesów biznesowych związanych z wynajmem maszyn budowlanych,
– opracowaniu algorytmów gromadzenia i przetwarzania danych z procesu biznesowego wynajmu
– opracowaniu algorytmów procesów wsparcia zarządzania tymi procesami biznesowymi oraz optymalizacji tych procesów w celu podniesienie ich efektywności i wydajności, w tym w szczególności ze względu na: optymalizację zużycia i wykorzystania maszyn budowlanych będących przedmiotem najmu, ekonomikę ich eksploatacji, monitorowanie ich niezawodności oraz kosztów napraw i serwisu.
W ramach prac powinien powstać zaawansowany system informatyczny wspierający zoptymalizowany proces wynajmu maszyn budowlanych.
Opracowanie i powstały prototyp systemu ma realizować proces optymalizacji przynajmniej w następujących obszarach:
– Moduł serwisowy
– odpowiadający za wskazanie egzemplarzy o potencjalnym wysokim ryzyku usterki.
– Moduł wypożyczalni
– odpowiadający za optymalizację procesu wypożyczenia pod kątem czasu utrzymania w ruchu egzemplarza maszyny.
– Moduł rozliczenia
– odpowiadający za analizę procesu pod kątem kosztów utrzymania każdego egzemplarzu maszyny.
– Moduł klienta
– odpowiadający za analizę awaryjności poszczególnych grup wypożyczających.
Powstałe rozwiązanie powinno współpracować z istniejącym systemem Zamawiającego w zakresie wymiany informacji:
– informacje o klientach, kontrahentach
– informacja o stanach magazynowych
– informacja o częściach zamiennych
– informacja o serwisowaniu
– informacja o wypożyczaniu
– informacja o użytkowniku (autoryzacja)
Oprogramowanie powinno cechować się interoperacyjnością (zarówno silnik systemu jak i końcówki użytkowników) z możliwością uruchomienia na dowolnym systemie operacyjnym.
W wyniku zrealizowania dostawy oprogramowania Wykonawca dostarczy Zamawiającemu:
• prototyp systemu w postaci plików binarnych wraz z instrukcją instalacji i uruchomienia.
• dokumentację systemu w postaci plików tekstowych.

Kod i nazwa CPV: 73000000-2 Usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe oraz pokrewne usługi doradcze

Kryteria oceny oferty wraz z określeniem wag punktowych/procentowych przypisanych do każdego z kryteriów:

Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:
Cena ( C )– maksymalna ilość punktów do uzyskania: 70 .
Czas realizacji ( T ) – maksymalna ilość punktów do uzyskania: 30.
Maksymalna suma punktów do uzyskania za oba kryteria ( O ): 100
Punktacja końcowa oferty: O = C + T Zamówienie zostanie powierzone oferentowi, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.

Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:

Kryterium cena :
C = ( Cmin/Cof) x 70,
gdzie: Cmin – najniższa oferowana cena, Cof – cena porównywanej oferty.
Kryterium czas realizacji:
Za każdy tydzień czasu realizacji mniejszy niż 28 tygodni oferent otrzyma 5 pkt. Maksymalna
ilość punktów do uzyskania 30.
T = (28 – Tof) x 5 (nie więcej niż 30 pkt),
gdzie: Tof – oferowany czas realizacji zamówienia w tygodniach.

Termin składania ofert:

1) Oferta powinna zostać złożona w terminie do dnia 05 czerwca 2019 r. do godz. 15:00.
2) Oferent może złożyć jedną ofertę, w formie pisemnej, w języku polskim, pismem
czytelnym.
3) Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę.
4) Ofertę należy złożyć na załączonym formularzu.
5) Oferta może zostać przesłana pocztą/ kurierem lub dostarczona osobiście na
adres ul. Owsiana 6, 15-837 Białystok.
6) Oferta może zostać przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres:
projekty@hitako.pl (skany dokumentów z podpisem). W przypadku przekazania
oferty pocztą elektroniczną oryginał w wersji papierowej musi dotrzeć pod adres
wskazany w pkt. 4) w terminie do dnia 05 czerwca 2019 r. do godz. 15:00.
7) Oferty dostarczone po terminie nie będą rozpatrywane.
8) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień
dotyczących treści złożonych ofert.

Termin realizacji umowy:

Zamówienie powinno być zrealizowane do 31.12.2019 roku.

Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych:

W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo bądź kapitałowo z Zamawiającym.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – Oferentem, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta bądź pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia:

1. Umowa na realizację zamówienia zostanie zawarta pod warunkiem uzyskania przez Zamawiającego dofinansowania w ramach konkursu pt. „Granty na badania i rozwój” dofinansowanego z Funduszy Europejskich realizowanego przez Podlaską Fundację Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 1.2.2 Bon na usługi badawcze Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020.
2. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzania zmian w umowie. Każda zmiana i uzupełnienie umowy, będzie wymagać aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Poza innymi przypadkami określonymi w treści umowy, zmiany umowy będą mogły być wprowadzane w związku z zaistnieniem okoliczności, których wystąpienia Zamawiający i Wykonawca nie przewidywali w chwili zawierania umowy. Zamawiający dopuszcza możliwość zmian redakcyjnych umowy oraz zmian będących następstwem zmian danych zarówno jego, jak i Wykonawcy ujawnionych w rejestrach publicznych, a także zmian korzystnych z punktu widzenia realizacji przedmiotu umowy. Wszelkie zmiany wprowadzane do umowy dokonywane będą z poszanowaniem obowiązków wynikających z obowiązującego prawa.
3. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zmawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo wpisania do Umowy jaką zawrze z Oferentem wskazanym na Wykonawcę zapis, na podstawie którego będzie dokonywał akceptacji składu zespołu projektowego realizującego zlecenie, który zagwarantuje jego wykonanie zgodnie z Zamówieniem oraz wymogami realizowanego Projektu.
5. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, może otrzymać zaproszenie do negocjacji w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi. Przedmiotem negocjacji będzie określenie ostatecznego poziomu wynagrodzenia oraz czasu realizacji usług określonych w przedmiocie zamówienia, a także formalnoprawnych warunków umowy na wykonanie prac.
6. W przypadku, gdy wybrany Wykonawca oraz Zamawiający nie dojdą do porozumienia w sprawie ustalenia ostatecznego kształtu warunków finansowych oraz formalno-prawnych warunków Umowy, Zamawiający – z uwagi na niespełnienie się warunku o podpisaniu Umowy zastrzega sobie prawo do anulowania wyników wyboru Wykonawcy i przygotowania kolejnego Zapytania Ofertowego w przedmiotowej sprawie.

Informacja o możliwości składania ofert częściowych:

Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie:

Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert wariantowych.

Informacja na temat wymagań dla oferentów nieprowadzących działalności gospodarczej:

Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.

Dodatkowe informacje i wymagania zamawiającego:

1. W ramach wynagrodzenia ustalonego na podstawie oferty i umowy na realizację zamówienia Wykonawca przeniesie na Zamawiającego wszelkie prawa wyłączne do wszystkich wyników prac B+R (w tym dokumentacji, oprogramowania), w tym majątkowe prawa autorskie do Utworów uprawniające Zamawiającego do korzystania z Utworów, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, na wszystkich istniejących polach eksploatacji.
2. Za przekroczenie zadeklarowanego terminu wykonania umowy wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 10% wartości umowy za każdy tydzień opóźnienia nie więcej niż 50% wartości umowy.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się jedynie z oferentem, który zostanie wskazany jako Wykonawca.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia postępowania dotyczącego wyboru oferenta bez podania przyczyn. Oferentom, do których zostanie skierowane zapytanie ofertowe, nie przysługuje żadne roszczenie względem zamawiającego w tym w szczególności z tytułu wyboru innej oferty, odwołania lub zamknięcia całego postępowania bez wskazania wykonawcy.
5. Zamawiający dopuszcza możliwość składania dodatkowych, istotnych z punktu widzenia oferenta oświadczeń, zawiadomień, informacji lub dodatkowych wyjaśnień za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany powyżej.
6. Zamawiający informuje, że przedmiotowe zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu Cywilnego ani nie jest ogłoszeniem o zamówieniu w rozumieniu ustawy z 29.01.2004 r. – Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.).

Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

Imię i nazwisko: Mirosław Bajgus

Email: projekty@hitako.pl

Telefon: +48 604 213 342

Informacja o wyniku postępowania:

W odpowiedzi na zapytanie w dniu 27 maja 2019 wpłynęły dwie oferty:

Incontech sp. z o.o.
Incepton sp. z o.o.

Zamawiający wybrał ofertę firmy Incontech sp. z o.o.

Zapytanie 26-2019 formularz-ofertowy