Zapytanie 118/2019
Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2019-06-13
Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2019-06-13
Dane zamawiającego:
Nazwa firmy: Maciej Konrad Saczuk „Whitemoose”
Adres: ul. Elewatorska 11/1, 15-620 Białystok
NIP: 8212040830
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi dotyczącej przeprowadzenia prac badawczo rozwojowych oraz opracowanie prototypu systemu informatycznego wspomagającego proces zarządzania projektami budowlanymi.
Realizacja zamówienia składa się z następujących etapów:
ETAP 1:
Wykonanie prac badawczo rozwojowych dotyczących obszaru zarządzania projektami budowlanymi w zakresie:
• wyznaczenia łańcucha wartości w tym identyfikacja i mapowanie kluczowych procesów
biznesowych,
• określenia procesów biznesowych w obszarze zarządzania projektami i budżetowania,
• wyznaczenia struktury organizacyjnej,
• identyfikacji interesariuszy,
• sporządzenia przykładowych szablonów projektów,
w celu wdrożenia nowoczesnych rozwiązań procesowych w zakresie zarządzania projektami.
Prace badawczo rozwojowe powinny uwzględniać konkretne propozycje dotyczące kierunku rozwoju przedsiębiorstwa pod kątem wprowadzenia i wykorzystania nowych, innowacyjnych rozwiązań procesowych/metodyki oraz technologii w organizacji Zamawiającego. W ramach stworzonej koncepcji powinny powstać schematy dotyczące skutecznego harmonogramowania, kontroli projektów, zarządzania ryzykiem, alokacji zasobów, raportowania, bazy wiedzy projektowej, budżetowania, sprawnej komunikacji, czy też koordynacji projektowej. Prace badawczo rozwojowe powinny uwzględniać rekomendację możliwości technologicznych w zakresie procesu zarządzania projektami budowlanymi w tym opracowanie niezbędnych funkcjonalności systemu IT.
Wymagane jest, aby z przeprowadzonych prac badawczo rozwojowych powstał raport w narzędziu klasy CASE (rodzaj oprogramowania służący do sformalizowania procesu modelowania).
Wytyczne techniczne dotyczące raportu z przeprowadzonych prac badawczo rozwojowych:
1) Możliwość wygenerowania raportu z wyniku przeprowadzonych badań w formie elektronicznej w formacie: pdf, word, html oraz XMI;
2) Struktura plików wygenerowanej dokumentacji powinna być usystematyzowana i zawierać:
• W osobnym folderze pliki javascript;
• W osobnym folderze pliki graficzne;
• W osobnym folderze pliki dodane w modelu dokumentacji;
• W osobnym folderze CSS.
3) Powinna być możliwa nawigacja pomiędzy poziomami procesów i procesami zależnymi.
4) Powinien być możliwy podgląd szablonów dokumentów.
ETAP 2
Zastosowanie wyników prac badawczo rozwojowych i stworzenie prototypu systemu informatycznego wspomagającego proces zarządzania projektami budowlanymi.
Kod i nazwa CPV: 73210000-7 – Usługi doradcze w zakresie badań
Kryteria oceny oferty wraz z określeniem wag punktowych/procentowych przypisanych do każdego z kryteriów:
Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie:
Kryterium nr 1 – cena netto – waga 60 %
Kryterium nr 2 – termin wykonania (wyrażony w dniach; przy założeniu że przewidywany termin rozpoczęcia realizacji to 15.07.2019 r.) – waga 40%
Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
Kryterium 1 – cena netto
Badana oferta otrzyma liczbę punktów zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku według matematycznych reguł zaokrąglania, wynikającą z następującego działania:
x=Xmin/(X i) * 60%
gdzie:
X – oznacza ilość punktów, jakie otrzyma badana oferta
X min – oznacza najniższą cenę spośród wszystkich ofert
Xi – oznacza cenę badanej oferty
Kryterium nr 2 – termin wykonania
Badana oferta otrzyma liczbę punktów zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku według matematycznych reguł zaokrąglania, wynikającą z następującego działania:
T=Tmin/Ti *40
gdzie:
T – oznacza ilość punktów, jakie otrzyma badana oferta
T min – oznacza najkrótszy zaproponowany termin spośród wszystkich ofert
Ti – oznacza zaproponowany termin wykonania badanej oferty
Ocena końcowa
Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełni wszystkie wymagania określone w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz uzyska największą liczbę punktów w ocenie końcowej.
K = KC + KT
gdzie:
K – liczba punktów w ocenie końcowej
Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”
KT – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Termin wykonania”
Termin składania ofert:
a) Ostateczny termin składania ofert upływa: 24-06-2019 r.
b) Oferta może być dostarczona drogą elektroniczną lub w wersji papierowej.
c) Wykonawcy mogą złożyć po jednej ofercie. W przypadku złożenia większej liczby ofert przez jednego Wykonawcę oferty zostaną odrzucone.
d) W przypadku ofert, które będą dostarczane w wersji papierowej liczy się data wpływu oferty do biura Zamawiającego na adres: ul. Elewatorska 11/1, 15-620 Białystok.
e) W przypadku ofert, które będą dostarczane w wersji elektronicznej liczy się data wpływu oferty na adres e-mail: joanna.zawadzka@whitemoose.com.pl
f) Wszystkie oferty złożone po terminie zostaną odrzucone.
Termin realizacji umowy:
do 31-12-2019 r.
Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych:
W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo bądź kapitałowo z Zamawiającym.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – Oferentem, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta bądź pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia:
a) Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian w warunkach umowy zawartej z Wykonawcą, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano jego wyboru.
b) Dopuszczalne jest dokonywanie zmian umowy o charakterze nieistotnym, przez
co należy rozumieć zmiany nieodnoszące się do kwestii, które podlegały ocenie podczas wyboru Wykonawcy i takich, które gdyby były znane w momencie wszczęcia procedury mającej na celu zawarcie umowy nie miałyby wpływu na udział większej ilości podmiotów zainteresowanych tą procedurą.
c) Ze względu na okoliczności, które mogą wystąpić niezależnie od Zamawiającego
i Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w następującym zakresie:
• zmiana adresów (siedziby, prowadzenia działalności, korespondencyjnego, mailowego);
• zmiana numerów kontaktowych;
• zmiany organizacyjne podmiotu i formy prawnej;
• zmiana osób wyznaczonych do kontaktu, odpowiedzialnych za realizację zamówienia.
Informacja o możliwości składania ofert częściowych:
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie:
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Informacja na temat wymagań dla oferentów nieprowadzących działalności gospodarczej:
Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.
Dodatkowe informacje i wymagania zamawiającego:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a) Prowadzą działalność gospodarczą i/bądź posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie
w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiadają faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponują prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia –
za spełnienie warunku Zamawiający uzna podpisanie oświadczenia zgodnie
ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 „Oświadczenie”.
b) Oferty mogą składać Wykonawcy niepowiązani kapitałowo ani osobowo
z Zamawiającym – za spełnienie warunku Zamawiający uzna podpisanie oświadczenia umieszczonego na formularzu oferty – Załącznik nr 1 „Formularz Oferty”.
Sposób przygotowania oferty:
a) Zaleca się, aby ofertę sporządzić na wzorze stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty na formularzu Wykonawcy z zastrzeżeniem, że musi ona zawierać wszystkie zapisy określone przez Zamawiającego w przygotowanym wzorze formularza oferty.
b) Oferta wraz z wymaganymi dokumentami musi zostać sporządzona w języku polskim. Jeżeli oferta zostanie przesłana w języku obcym Wykonawca zobowiązany jest do poświadczenia i przetłumaczenia oferty na język polski.
c) Oferta powinna być podpisana i opieczętowana przez osoby/osobę zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa. Upoważnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) to do oferty należy dołączyć upoważnienie – należy dostarczyć nie starszy niż 3 miesiące, potwierdzony za zgodność z oryginałem dokument rejestrowy oraz upoważnienie (jeżeli dotyczy). W przypadku Oferentów nie prowadzących działalności gospodarczej Zamawiający nie wymaga dokumentu rejestrowego ani opieczętowania oferty.
d) Bez względu na wynik zapytania ofertowego wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca.
e) Przed terminem składania ofert Wykonawca ma możliwość poprawy oferty, o czym informuje Zamawiającego. Wszelkie poprawki lub zmiany w ofercie muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę upoważnioną do podpisania i złożenia oferty.
Pozostałe informacje:
a) Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających.
b) Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania na każdym jego etapie.
c) Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy/realizacji zamówienia, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
d) Wymagany termin związania ofertą: 90 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert.
e) Zamawiający wykluczy wszystkie oferty, które nie będą spełniały zapisów w punktach
od 1 do 13 niniejszego zapytania ofertowego. Ofertę wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.
Wymagane załączniki:
a) Załącznik nr 1 Formularz Oferty;
b) Załącznik nr 2 Oświadczenie;
c) Potwierdzony za zgodność z oryginałem odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie
o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (jeżeli dotyczy);
d) Upoważnienie (jeżeli dotyczy).
Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:
Imię i nazwisko: Joanna Zawadzka
Email: joanna.zawadzka@whitemoose.com.pl
Telefon: 537-377-775
Informacja o wyniku postępowania:
Zapytanie w trakcie realizacji.
Zapytanie 118-2019 ZAPOF-BR-ZARZADZANIE-WHITEMOOSE-MKS