Zapytanie 47/2019

Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2019-05-28

Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2019-05-28

Dane zamawiającego:

Nazwa firmy: Maciej Konrad Saczuk „Whitemoose”

Adres: ul. Elewatorska 11/1, 15-620 Białystok

NIP: 8212040830

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi dotyczącej przeprowadzenia prac badawczo rozwojowych dotyczących obszaru zarządzania projektami budowlanymi w zakresie:

• wyznaczenia łańcucha wartości w tym identyfikacja i mapowanie kluczowych procesów
biznesowych,
• określenia procesów biznesowych w obszarze zarządzania projektami i budżetowania,
• wyznaczenia struktury organizacyjnej,
• identyfikacji interesariuszy,
• sporządzenia przykładowych szablonów projektów,

w celu wdrożenia nowoczesnych rozwiązań procesowych w zakresie zarządzania projektami budowlanymi. Prace badawczo rozwojowe powinny uwzględniać konkretne propozycje dotyczące kierunku rozwoju przedsiębiorstwa pod kątem wprowadzenia i wykorzystania nowych, innowacyjnych rozwiązań procesowych/metodyki oraz technologii w organizacji Zamawiającego.

Wymagane jest aby z przeprowadzonych prac badawczo rozwojowych powstał raport w narzędziu klasy CASE (rodzaj oprogramowania służący do sformalizowania procesu modelowania).

Wytyczne techniczne dotyczące raportu z przeprowadzonych prac badawczo rozwojowych:

1) Możliwość wygenerowania raportu z wyniku przeprowadzonych badań w formie
elektronicznej w formacie: pdf, word, html oraz XMI;
2) Struktura plików wygenerowanej dokumentacji powinna być usystematyzowana i
zawierać:
• W osobnym folderze pliki javascript;
• W osobnym folderze pliki graficzne;
• W osobnym folderze pliki dodane w modelu dokumentacji;
• W osobnym folderze CSS.
3) Powinna być możliwa nawigacja pomiędzy poziomami procesów i procesami zależnymi.
4) Powinien być możliwy podgląd szablonów dokumentów.

Kod i nazwa CPV: 73210000-7 – Usługi doradcze w zakresie badań

Kryteria oceny oferty wraz z określeniem wag punktowych/procentowych przypisanych do każdego z kryteriów:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie:

• Kryterium nr 1 – cena netto – waga 60 %
• Kryterium nr 2 – termin wykonania (wyrażony w dniach; przy założeniu że przewidywany termin
rozpoczęcia realizacji to 01.07.2019 r.) – waga 40%

Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:

Kryterium 1 – cena netto

Badana oferta otrzyma liczbę punktów zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku według matematycznych reguł zaokrąglania, wynikającą z następującego działania:

x=Xmin/(X i) * 60%

gdzie:

X – oznacza ilość punktów, jakie otrzyma badana oferta
X min – oznacza najniższą cenę spośród wszystkich ofert
Xi – oznacza cenę badanej oferty

Kryterium nr 2 – termin wykonania

Badana oferta otrzyma liczbę punktów zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku według matematycznych reguł zaokrąglania, wynikającą z następującego działania:

T=Tmin/Ti *40

gdzie:

T – oznacza ilość punktów, jakie otrzyma badana oferta
T min – oznacza najkrótszy zaproponowany termin spośród wszystkich ofert
Ti – oznacza zaproponowany termin wykonania badanej oferty

Ocena końcowa

Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełni wszystkie wymagania określone w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz uzyska największą liczbę punktów w ocenie końcowej.

K = KC + KT

gdzie:

K – liczba punktów w ocenie końcowej
Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”
KT – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Termin wykonania”

Termin składania ofert:

a) Ostateczny termin składania ofert upływa: 04-06-2019 r.
b) Oferta może być dostarczona drogą elektroniczną lub w wersji papierowej.
c) Wykonawcy mogą złożyć po jednej ofercie. W przypadku złożenia większej liczby ofert przez jednego Wykonawcę oferty zostaną odrzucone.
d) W przypadku ofert, które będą dostarczane w wersji papierowej liczy się data wpływu oferty do biura Zamawiającego na adres: ul. Elewatorska 11/1, 15-620 Białystok.
e) W przypadku ofert, które będą dostarczane w wersji elektronicznej liczy się data wpływu oferty na adres e-mail: joanna.zawadzka@whitemoose.com.pl
f) Wszystkie oferty złożone po terminie zostaną odrzucone.

Termin realizacji umowy:

do 30-09-2019 r.

Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych:

W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo bądź kapitałowo z Zamawiającym.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – Oferentem, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta bądź pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia:

a) Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian w warunkach umowy zawartej z Wykonawcą, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano jego wyboru.
b) Dopuszczalne jest dokonywanie zmian umowy o charakterze nieistotnym, przez co należy rozumieć zmiany nieodnoszące się do kwestii, które podlegały ocenie podczas wyboru Wykonawcy i takich, które gdyby były znane w momencie wszczęcia procedury mającej na celu zawarcie umowy nie miałyby wpływu na udział większej ilości podmiotów zainteresowanych tą procedurą.
c) Ze względu na okoliczności, które mogą wystąpić niezależnie od Zamawiającego
i Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w następującym zakresie:

• zmiana adresów (siedziby, prowadzenia działalności, korespondencyjnego, mailowego);
• zmiana numerów kontaktowych;
• zmiany organizacyjne podmiotu i formy prawnej;
• zmiana osób wyznaczonych do kontaktu, odpowiedzialnych za realizację zamówienia.

Informacja o możliwości składania ofert częściowych:

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie:

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

Informacja na temat wymagań dla oferentów nieprowadzących działalności gospodarczej:

Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.

Dodatkowe informacje i wymagania zamawiającego:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

a) Prowadzą działalność gospodarczą i/bądź posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie
w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiadają faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponują prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia – za spełnienie warunku Zamawiający uzna podpisanie oświadczenia zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 „Oświadczenie”.
b) Oferty mogą składać Wykonawcy niepowiązani kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym – za spełnienie warunku Zamawiający uzna podpisanie oświadczenia umieszczonego na formularzu oferty – Załącznik nr 1 „Formularz Oferty”.

Sposób przygotowania oferty:

a) Zaleca się, aby ofertę sporządzić na wzorze stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty na formularzu Wykonawcy z zastrzeżeniem, że musi ona zawierać wszystkie zapisy określone przez Zamawiającego w przygotowanym wzorze formularza oferty.
b) Oferta wraz z wymaganymi dokumentami musi zostać sporządzona w języku polskim. Jeżeli oferta zostanie przesłana w języku obcym Wykonawca zobowiązany jest do poświadczenia i przetłumaczenia oferty na język polski.
c) Oferta powinna być podpisana i opieczętowana przez osoby/osobę zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa. Upoważnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) to do oferty należy dołączyć upoważnienie – należy dostarczyć nie starszy niż 3 miesiące, potwierdzony za zgodność z oryginałem dokument rejestrowy oraz upoważnienie (jeżeli dotyczy). W przypadku Oferentów nie prowadzących działalności gospodarczej Zamawiający nie wymaga dokumentu rejestrowego ani opieczętowania oferty.
d) Bez względu na wynik zapytania ofertowego wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca.
e) Przed terminem składania ofert Wykonawca ma możliwość poprawy oferty, o czym informuje Zamawiającego. Wszelkie poprawki lub zmiany w ofercie muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę upoważnioną do podpisania i złożenia oferty.

Pozostałe informacje:

a) Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających.
b) Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania na każdym jego etapie.
c) Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy/realizacji zamówienia, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
d) Wymagany termin związania ofertą: 90 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert.
e) Zamawiający wykluczy wszystkie oferty, które nie będą spełniały zapisów w punktach
od 1 do 13 niniejszego zapytania ofertowego. Ofertę wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.

Wymagane załączniki:

a) Załącznik nr 1 Formularz Oferty;
b) Załącznik nr 2 Oświadczenie;
c) Potwierdzony za zgodność z oryginałem odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie
o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (jeżeli dotyczy);
d) Upoważnienie (jeżeli dotyczy).

Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

Imię i nazwisko: Joanna Zawadzka

Email: joanna.zawadzka@whitemoose.com.pl

Telefon: 537-377-775

Informacja o wyniku postępowania:

W dniu 05-06-2019 r. Zamawiający dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty na zakup usługi dotyczącej przeprowadzenia prac badawczo rozwojowych dotyczących obszaru zarządzania projektami budowlanymi. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe na realizację zamówienia wpłynęła 1 ważna oferta. W wyniku analizy otrzymanych ofert jako Wykonawcę wybrano firmę APR System Sp. z o. o.

Zapytanie 47-2019 ZAPOF-BR-ZARZADZANIE-WHITEMOOSE-MKS